Die BeNEX Akademie ist ein Ausbildungsdienstleister und Arbeitnehmerüberlasser im Eisenbahnsektor. Mit einem eigenen Zugsimulator bilden sie nicht nur aus, sondern helfen auch mit eigenen Triebfahrzeugführer:innen (Tf) Personalengpässe in der Branche zu überwinden. Seit Mai 2022 unterstützt unsere Personalsteuerungs-Software WILSON insgesamt ca. 20 Triebfahrzeugführer und Ausbilder.
Die Schichtreports wurden mühsam in Excel erfasst und per E-Mail an die Lohn- und Kundenabrechnung verschickt. Dies bedeutete zeitaufwendige manuelle Prüfungen, ob zum Beispiel Arbeitszeitgesetze eingehalten wurden. Zudem erfolgte die Übertragung der Schichtdaten manuell in das Lohnabrechnungssystem und in die Rechnungserstellung.
Das Problem lag darin, dass überlassene Tf ihre Schichten ohne Disposition seitens der BeNEX Akademie durchführten. Dadurch entstand kein durchgängiger, dafür aber aufwendiger Prozess. Der Teamleiter prüfte die Arbeitszeiten und schickte die Daten an Lohn- und Leistungsabrechnung. Die Daten wurden anschließend gesammelt an die Buchhaltung übergeben. Für die Leistungsabrechnung wurden aus den Daten Rechnungen erzeugt - alles in allem sehr kleinteilig, manuell und zeitaufwendig. Die Erfassung der Arbeitszeiten und Ruhezeiten durch den operativen Mitarbeiter ist unerlässlich für die korrekte Lohn- und Kundenabrechnung. Es war klar: Die BeNEX Akademie benötigte transparent Informationen über die geleisteten Arbeitsstunden und Tätigkeiten der Tf.
WILSON digitalisiert seit Mai 2022 den Prozess nun zu Ende. Von der Dateneingabe durch den einzelnen Mitarbeiterfließen die Daten durchgängig in die Lohn- und Leistungsabrechnung. Unterwegs sorgt WILSON für volle Transparenz:
· Wann haben die eigenen Mitarbeiter:innen bei den Kunden was geleistet?
· Gibt es Arbeitszeitverstöße und wenn ja warum?
· Stimmen Zeiten mit der Planung des Kunden überein?
Die Lösung ist die Einführung der Selbstdisposition durch WILSON. Mit dem Arbeitszeitcheck unterstützt WILSON die Überprüfung der Arbeitszeiten und gewährleistet die Einhaltung der gesetzlichenBestimmungen. Darüber hinaus ermöglicht WILSON einen Export zur Lohnabrechnung, welcher spezielle Anforderungen berücksichtigt. Auch die Kundenabrechnung ist nun deutlich erleichtert, indem Rechnungen erstellt und entsprechende Unterlagen generiert werden. Mit nur wenigen Klicks können fertige PDF-Rechnungen erstellt werden.
Durch die Umstellung auf das führende System WILSON gehört die manuelle Erfassung von Schichtreports der Vergangenheit an. Die nächsten Schritte sind klar und wir freuen uns darauf: Wir arbeiten weiter eng zusammen, um den Use Case Arbeitnehmerüberlassung in WILSON zukünftig noch besser zu integrieren.
Du willst mehr über WILSON erfahren? Dann vereinbare gern mit uns einen Demotermin über unsere Website - Wir zeigen dir WILSON live am Bildschirm und führen dich durch die verschiedenen Funktionalitäten.
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Wir informieren dich von Zeit zu Zeit über unsere Fortschritte. Kein Spam, versprochen!
